fbpx

Как автоматизировать ввод первички и сэкономить миллион?


Как автоматизировать ввод первички и сэкономить миллион?

Еще недавно я работала бухгалтером и на своем опыте знаю, как главбухам не хватает времени в отчетный период. Руководитель предложил нанять мне помощников, но я нашла другой способ и сэкономила компании деньги, а себе нервы. Расскажу, как мне это удалось.

В 2017 году я работала главбухом в компании. Подчиненные у меня были, заносили первичные документы. Руководитель решил расширить сферу деятельности, а это предполагает значительное увеличение объемов документооборота. Мне в помощь директор предложил нанять двух бухгалтеров, чтобы вносили первичку в учетную программу.

Я разместила вакансии и потратила кучу времени на собеседования. Но когда энтузиазм поутих, подумала: а действительно ли это лучшее решение? Решила просчитать, сколько денег понадобится, чтобы содержать новых сотрудников. Расчеты проводила исходя из зарплаты в 50 000 руб. в месяц на одного сотрудника. Кроме того, включила в смету затраты на подбор персонала, обустройство рабочих мест и страховые взносы, ведь их тоже оплачивает компания. Получилось, что потребуется не меньше 1,5 млн руб. Подробные расчеты — в таблице 1.

Таблица 1. Годовые затраты на двух сотрудников бухгалтерии

Расходы Сотрудник 1 Сотрудник 2 Всего затрат за год
Зарплата начисленная 600 000 руб. (50 000 ₽ × 12 мес.) 600 000 руб. 1 200 000 руб.
Страховые взносы 180 000 руб. (50 000 ₽ × 30% × 12 мес.) 180 000 руб. 360 000 руб.
Подбор персонала 10 000 руб. 10 000 руб. 20 000 руб.
Обустройство рабочего места 45 000 руб. 45 000 руб. 90 000 руб.
Итого 835 000 руб. 835 000 руб. 1 670 000 руб.

Сумма для нашей компании выходила существенная. Посовещавшись с руководителем, решили искать другой вариант. Первое, что пришло в голову, — передать ввод первички сторонней организации. Покопалась в интернете, обзвонила несколько компаний. Получалось, что такой подход выгоднее на 30 процентов по сравнению с двумя новичками. Не ахти какая экономия, но все же. Однако поразмыслив, отмели и этот вариант. Решили, что передавать документы сторонней организации рискованно — а вдруг потеряют? Отзывы коллег на форумах только укрепили сомнения. Я нашла истории, как аутсорсинговые фирмы затягивают с внесением документов в учетные программы. В итоге компании переплачивают налоги.

Диадок

Еще один вариант — перейти на электронный документооборот. Тогда вся первичка будет автоматически попадать сразу в бухгалтерскую программу. Но это возможно только при условии, если все поставщики и клиенты тоже подключат электронный обмен документами.

В интернете нашла интересное решение — автоматизация ввода первички с помощью специальных программ. Руководителю понравилась идея, и я стала выяснять, как дела с такими системами обстоят у нас в стране.

Сейчас много программ, которые могут распознавать документы. Достаточно подключить сервис распознавания документов. Он позволяет загрузить данные из первички прямо в бухгалтерскую программу. Никаких долгих настроек и техзаданий программистам. Наиболее известные сервисы — ENTERA, EFSOL и FILLIN. Сравнение их возможностей — в таблице 2.

Таблица 2. Сравнение характеристик облачных систем распознавания первички

Название Контур.Бухгалтерия ENTERA EFSOL FILLIN
Стоимость Бесплатно для пользователей программы 6—10 руб./стр. 12 000 руб./год + от 4,5 руб./стр. до 29 000 руб./год
Точность распознавания Высокая Высокая Высокая Низкая
Облачный архив Есть Есть Есть Нет
Проверка реквизитов контрагентов Автоматически Автоматически Нет Нет
Поддерживаемые системы учета Любая учетная система Любая учетная система 1С (версия от 8.0) 1С (версия от 8.0)  

Для себя я решила, что если компания крупная и у нее целый штат бухгалтеров, то ей больше подойдет EFSOL. Однако работает этот сервис только с 1С. Если у вас нет программистов и вы ведете учет в малом и среднем бизнесе, то хороший вариант — Контур.Бухгалтерия или БухСофт. Если вы пользуетесь другими бухгалтерскими программами, то обратите внимание на сервис ENTERA. Он работает в том числе с SAP. Для небольших компаний оптимальным вариантом будет подключение Контур.Бухгалтерии.

Особенно выгодно пользоваться сервисами по распознаванию первички в компаниях, которые занимаются производством и строительством. По собственному опыту знаю, что в них вся первичка поступает в бухгалтерию в конце квартала. Последние две недели перед сдачей отчетности бухгалтер только и занимается тем, что вводит документы в программу. Автоматизация ввода позволяет существенно сэкономить время и нервы, а также деньги на курьерские доставки и почтовые пересылки.

Как работают облачные сервисы распознавания первички

1. Сотрудник фотографирует или сканирует страницу документа и загружает его в сервис.
2. Программа распознает документ и преобразует картинку в текст.
3. Если есть нестыковки, программа укажет на это и предложит исправление.
4. Сервис выгружает обработанные данные в бухгалтерскую программу.

 

Бухгалтерия

 

Хотите получать новые статьи на почту?
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Мы используем cookie-файлы для наилучшего представления нашего сайта. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с использованием cookie-файлов.
Принять